Kurzreport: Key Points zu Business Process Modeling- Gastvortrag an der FH Salzburg von Martin Stemberger, Manager Process & Knowledge Management bei RED BULL GmbH, 26.02.2019

„Business process modeling“ (BPM) wurde vor einigen Jahren bei der Red Bull GmbH vom Management mit einer hohen Erwartungshaltung als Fachbereich implementiert. Die Geschäftsführung verspricht sich von dieser Abteilung eine erhöhte Transparenz über alle globalen Prozesse, ein klares Verständnis der Rollen und Verantwortlichkeiten, die Etablierung eines Standards für Prozessdokumentation und die Möglichkeit der Analyse der Performance sowie die direkte Ableitung von Verbesserungspotenzialen.

„Business process modeling“– eine Methode zur Skizzierung, Visualisierung und darauf aufbauender Optimierung von Geschäftsprozessen.

Der Aufbau einer Prozess Landkarte erfordert die detaillierte Erfassung von allen Projektbeteiligten („process owner“, Schnittstellen, Abteilungen) und der einzelnen Abläufe pro Einzelprozess.
Die Entscheidung über den Detaillierungsgrad, mit der die Prozesse dokumentiert bzw. skizziert werden bestimmen maßgeblich die Wahl der zu verwendenden Instrumente. Herr Stemberger skizziert zwei Methoden zur Dokumentation der Prozesse mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad.
„Swimlane“ Diagramme visualisieren Prozessabläufe anhand von „Schwimmbahnen“, die für eine Abteilung/ Organisationseinheit stehen und die Prozessschritte im horizontalen Ablauf abbilden.
Prozess Flowcharts, die mit der Software „ARIS EPC“ erstellt werden können liefern ein noch detaillierteres Bild der Arbeitsschritte und deren zeitliche Taktung. Diese Flowcharts werden besonders häufig für Prozesse mit hoher Komplexität verwendet, während Swimlanes für Prozesse mit geringen oder mittelmäßigen Abweichungen sinnvoll sind.

Der Begriff „Smart Processes“ begründet eine vereinfachte Darstellung der Prozesse, die den „typischen“ Ablauf eines Prozesses zeigt und dabei einzelne Details ausblendet. Es wird damit das Verständnis des „Standardprozesses“ gestärkt.

Process Mining:

„Process Mining ist eine Technik des Prozessmanagements, die es ermöglicht, Businessprozesse auf Basis digitaler Spuren in IT-Systemen zu rekonstruieren und zu analysieren“

Das Ziel von Process Mining liegt darin, die tatsächlichen Abläufe der Prozesse anhand von Fakten offenzulegen, den Automatisierungsgrad jedes Prozessschrittes zu quantifizieren und damit Potenziale für Kosteneinsparungen und für mögliche Effizienzsteigerungen auf Basis von Automatisierungschancen zu identifizieren.
Die Auswertung der Prozesse kann nach Befüllung der Daten aus dem Warenwirtschaftssystem auf Knopfdruck erfolgen und zeigt ein aktuelles Bild der tatsächlichen Abläufe der Prozesse, die sich im Standard oder oftmals auch außerhalb bewegen können.
Bei der Umsetzung der Optimierungspotenziale kann Process Mining einen aktiven Beitrag leisten indem initiierte Prozessverbesserungen auf Basis von laufendem Monitoring mit Hilfe von Leistungskennzahlen sichtbar gemacht werden.
Die Analyse, die Optimierung und das laufende Monitoring der Prozesse stellen somit die wesentlichen Schritte zur Verbesserung von Prozessabläufen dar (siehe Abbildung).

Process Mining Software:
Es werden verschiedenste Softwarelösungen zur Prozessvisualisierung bzw. –analyse am Markt angeboten. Das Unternehmen „Celonis“ bietet zum Beispiel ein Instrument zur Dokumentation der Prozesse an, das detaillierte Visualisierungs- und Auswertungsmöglichkeiten offeriert.

Zwei Studenten der Universität Eindhoven haben ein Programm mit dem Namen „DISCO“ entwickelt, das als benutzerfreundliches Tool Prozesse automatisiert erkennt und darstellt. Diese Software bietet sich besonders in der Startphase als pragmatisches Instrument an.

Fazit:
Business Process Modeling und Process Mining sind wertvolle Instrumente, die Unternehmen detaillierte Einblicke in die Realität der Prozessabläufe offerieren. Auf Basis der Analysen können konkrete Handlungsempfehlungen für Optimierungen bzw. Automatisierungen abgeleitet werden. Voraussetzung dafür sind detaillierte Prozesserhebungen und eine intensive Auseinandersetzung mit den realen Abläufen von Prozessen in Unternehmen.

Berichterstattung von Mag. Margot Elwischger, MIM, MBA, Researcher, Logistik & Operations Management, FH Salzburg, 26.02.2019